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CallCenter / Umfragen / Umfragen und Handy-Nummern

« Letzter Beitrag von LGeyer am 02. April 2012, 19:01:05 »

Für eine Umfrage sind Daten zu Kontaktpersonen hinterlegt, für die manchmal aber nur eine Handy-Nummer, keine Festnetz-Nummer hinterlegt ist. Bisher konnte man dann (oder auch, wenn beide Nummern verfügbar sind) über den Pfeil in der Schaltfläche "Anrufen" auswählen, welche Nummer angerufen werden soll. Der Pfeil wird aber nicht mehr angezeigt.

Antwort:
Ob bei einer Umfrage Handy-Nummern angerufen werden können, kann in der Verwaltung der Umfragen definiert werden (siehe auch im Wiki Seite http://doku.telmarkt.de/doku.php?id=callcenter:umfragen#optionen). Wenn diese Option aktiviert ist und für eine Kontaktperson nur die Handy-Nummer gespeichert ist, wird auch beim Klick auf die Schaltfläche die mobile Nummer gewählt. Das DropDown-Menü über den Pfeil in der Schaltfläche ist nur dann wirklich notwendig, wenn beide Nummern vorhanden und die mobile Nummer gewählt werden soll.

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CallCenter / Umfragen / Ändern Kontaktpersonen

« Letzter Beitrag von LGeyer am 19. März 2012, 20:42:05 »

Frage:
Beim Verwalten der Umfragen kann man eine Liste der Kontaktpersonen für diese Umfrage abrufen. Dort wiederum kann man den Status und die zugeordnete Beurteilung setzen, ändern oder löschen. Was passiert, wenn für eine bereits als "erledigt" gesetzte Kontaktperson das Kennzeichen samt Beurteilung gelöscht wird?

Antwort:
Nun: dann sind sie gelöscht . D.h. letztlich, dass die Kontaktperson wieder in der Liste der anzurufenden Kontaktpersonen erscheint. Falls beim Ändern auch ein Zeitpunkt für eine Wiedervorlage erfasst wurde, ab diesem Zeitpunkt.

Ein eventueller Eintrag in der Kontakt-Historie, der das erste Setzen einer Beurteilung dokumentiert, bleibt erhalten. Ebenso erhalten bleiben bereits erfasste Antworten zu den Fragen des Telefon-Scripts.

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Projekte und Aufträge / Statistik Umsatzentwicklung

« Letzter Beitrag von LGeyer am 13. März 2012, 19:26:52 »

Frage: Die Statistik "Umsatz-Entwicklung" hat sich geändert, die Dokumentation ist aber gleich geblieben.

Antwort: Stimmt leider. Die Änderung ist schon einige Monate alt. Wir werden die Dokumentation umgehend anpassen und auch in unserem Wiki unter http://doku.telmarkt.de/doku.php?id=projekt:kdumsatz veröffentlichen.

Vorab:
In der Tabelle wurden zwei neue Spalten eingefügt: Änderung des Auftragswertes in Prozent und Änderung des Umsatzes in Prozent. Bei den Auswertungs-Parametern kann man auswählen, ob sich der Prozent-Wert auf die vorherige Periode oder auf die entsprechende Periode des Vorjahres beziehen soll. Also z.B. der Monat Februar 2012 auf den Monat Januar 2012 oder auf den Februar 2011. (Die Größe der Periode kann eingestellt werden: Woche, Monat, Quartal, Halbjahr, Jahr.)

In der Graphik werden Vorjahres-Werte als eigene Balken dargestellt.

Die Änderung ist ab Version 2.02 verfügbar.

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Basis-Modul / Log-Dateien

« Letzter Beitrag von LGeyer am 10. Januar 2012, 20:25:33 »

TelMarkt erstellt zwei verschiedene Arten von Log-Dateien:

1) laufendes Mitschreiben von Ereignissen, z.B. zum Protokollieren des Datenaustausches mit der Telefonschnittstelle, dem E-Mail-Server usw. Diese Log-Dateien werden nur dann erstellt, wenn entsprechende Umgebungsvariablen definiert wurden. Damit diese Dateien nicht zu groß werden, wird bei jedem Datumswechsel eine neue Datei erstellt. An den Namen der Datei wird automatisch das Datum angehängt.

Diese Log-Dateien werden von TelMarkt automatisch wieder gelöscht. Beim Löschen wird zunächst die Anzahl der Log-Dateien geprüft, d.h. die neuesten 20 werden behalten, die anderen werden gelöscht. Danach wird über das Datum geprüft und alles, was älter als 90 Tage ist, ebenfalls gelöscht.

2) Log-Dateien für einen bestimmten Job, z.B. Import von Adressen, Versand von Serien-E-Mails oder -briefen oder auch der Datenbank-Synchronisation. Der Name dieser Logdateien enthält keine Zeitangabe.

Log-Dateien dieser Art werden nur gelöscht, wenn auch der entsprechende Job gelöscht wird. Dies kann jeder Benutzer nur für seine eigenen Jobs durchführen oder wenn er das Administrator-Recht besitzt.

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Projekte und Aufträge / Alle Aufträge einer Kontaktperson

« Letzter Beitrag von LGeyer am 02. Dezember 2011, 09:19:59 »

Standardmäßig zeigt TelMarkt in den Auswertungen die Vorgänge (Angebote, Aufträge usw.) aller Kontaktpersonen einer Firma an. Um die Vorgänge einer bestimmten Kontaktperson zu erhalten, gibt es mehrere Möglichkeiten.

1) über die Kontakt-Historie
Wählen Sie die Kontaktperson in der Adressverwaltung aus, z.B. auch über "Suchen Kontaktperson" (F3 Funktionstaste) und dann "Zeigen". Falls für die Kontakt-Historie die Option "aller Mitarbeiter einer Firma" oder "aller Mitarbeiter einer Niederlassung" gesetzt ist, kann mit der rechten Maustaste ein Kontext-Menü geöffnet werden, in dem diese Option temporär geändert werden kann. Danach kann über die Option "nur wichtige Einträge" die Anzeige entsprechend eingeschränkt werden. Vorgänge wie Angebote, Aufträge oder Rechnungen werden automatisch als wichtig eingestuft.

2) über die "Übersicht Vorgänge"
Wählen Sie die Kontaktperson in der Adressverwaltung und klicken Sie auf Vorgänge. Nach der Auswahl "Übersicht" öffnet sich eine Maske, in der zunächst alle offenen Vorgänge der Firma angezeigt werden. Über das DropDown-Menü oberhalb der Struktur-Übersicht kann die Anzeige auf alle (offenen) Vorgänge aus einer Niederlassung oder von einer bestimmten Kontaktperson eingeschränkt werden. Sollte der Vorgang bereits abgeschlossen sein, kann die Übersicht von "alle offenen" auf "alle der letzten 3 Monate", "alle der letzten 12 Monate" usw. erweitert werden.

Eine weitere Möglichkeit bietet die Auswertung "Artikel einer Firma" (falls dieser bekannt ist). Dazu wählen Sie wieder die Kontaktperson aus, klicken auf Vorgänge und wählen dann "Artikel" aus. Zur Eingrenzung der Anzeige können Sie eine Artikelgruppe, eine Artikelnummer oder auch eine Zeichnungsnummer (auch unvollständig) eingeben. Falls die Artikelnummer nur teilweise bekannt ist, kann die entsprechende Suchfunktion genutzt werden. Auch ein Zeitraum kann angeben werden. Letztlich können Sie wählen, ob in der Ergebnisliste Anfragen und Angebote und Aufträge erscheinen sollen.

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Projekte und Aufträge / Kunden-/Lieferanten-Nummern erfassen

« Letzter Beitrag von LGeyer am 04. Juli 2011, 10:20:10 »

Kunden- oder Lieferanten-Nummern können für eine Firma, eine Niederlassung oder eine Kontaktperson erfasst werden. Wie ist das zu handhaben?

Wenn für eine Firma eine einheitliche Kundennummer verwendet werden soll, ist diese nur unter "für Firma" einzutragen. Haben Niederlassungen unterschiedliche Kundennummern, ist die jeweilige Nummer bei der entsprechenden Niederlassung einzutragen. Haben alle Niederlassungen die selbe Kundennummer, nur eine Niederlassung hat eine gesonderte Kundennummer, kann die "allgemeine" Kundennummer bei der Firma eingetragen werden und nur bei der "besonderen" Niederlassung deren Kundennummer. Das selbe Prinzip gilt für Lieferanten-Nummern.

Oder allgemein ausgedrückt: ist bei einer Kontaktperson keine Nummer eingetragen, gilt die der Niederlassung. Ist bei einer Niederlassung keine Nummer eingetragen, gilt die der Firma.

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Basis-Modul / Brief- und Fax-Vorlagen für Microsoft Word

« Letzter Beitrag von LGeyer am 15. Mai 2011, 12:32:11 »

Zum Schreiben von Briefen, Faxen und anderen Dokumenten verwendet TelMarkt eine Textverarbeitung, entweder Microsoft Word oder OpenOffice Writer (LibreOffice ist in Vorbereitung). Die Übergabe der Adresse, der Anrede oder auch der Faxnummer usw. erfolgt über Textmarken. Ansonsten ist der Anwender in der Gestaltung der Dokumenten-Vorlagen vollkommen frei.

Vorlagen haben den Datei-Typ .dot. Bei der Erstellung eines Briefes wird die gewünschte .dot-Datei geladen, der Brief dann aber in einer .doc-Datei gespeichert. Verwendet man ein mit TelMarkt erstelltes Dokument als Vorlage (was prinzipiell möglich ist), erhält man die Fehlermeldung "Der Variablenname ist bereits vorhanden.".

Man sollte prinzipiell darauf achten, dass Vorlagen als .dot-Dateien hinterlegt sind. Andernfalls ist immer mit Fehlermeldungen zu rechnen, z.B. auch, weil der gleichzeitige Zugriff mehrerer Benutzer auf eine .doc-Datei eingeschränkt ist.

Unabhängig davon werden im nächsten Update von TelMarkt Vorkehrungen getroffen, damit diese Fehlermeldung nicht mehr auftritt.

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Basis-Modul / Re: Anleitung für Serien-E-Mails

« Letzter Beitrag von LGeyer am 05. Mai 2011, 00:54:54 »

Für eine Serien-E-Mail wurde bei 58 Kontaktpersonen das entsprechende Selektierungs-Kennzeichen gesetzt. Laut Logfile wurden aber nur 42 E-Mails versandt. Was kann die Ursache sein?

Für jede Selektierung können außer den Kriterien (PLZ, Telefon-Vorwahl usw.) zusätzliche Optionen gesetzt werden. Standardmäßig ist dort definiert, dass nur Kontaktpersonen in Hauptverwaltungen angeschrieben werden. Die Option "Kontaktpersonen in Niederlassungen" muss extra gesetzt werden. Den "fehlenden" Kontaktpersonen kann die E-Mail nachgesandt werden, indem diese Option aktiviert und die Option "in Hauptverwaltungen" deaktiviert wird.

Über die Optionen können auch noch weitere Funktionen von TelMarkt verwendet werden. So können z.B. nur Abteilungsleiter oder nur aktuelle Ansprechpartner eingeschlossen werden (sofern die entsprechenden Daten erfasst wurden).

Anmerkung:
Da dieses Verhalten von TelMarkt des öfteren nicht bedacht wird, wird ab der Version 2.02-3 die Standard-Einstellung alle Kontaktpersonen in Hauptverwaltungen und in Niederlassungen umfassen.

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Basis-Modul / Anleitung für Serien-E-Mails

« Letzter Beitrag von LGeyer am 03. Mai 2011, 08:37:31 »

Der Versand von personalisierten Serien-E-Mails bzw. Newslettern ist in wenigen Schritten machbar.

Zunächst ist die Zielgruppe zu definieren. Dies erfolgt über die Funktion "Adressen selektieren". Als Kriterien können (fast) alle Felder der Adressverwaltung verwendet werden, also z.B. PLZ-Gebiet, Telefon-Vorwahl, aber auch Branchenangaben. Weitere Möglichkeiten bieten die frei definierbaren Selektierungs-Kennzeichen, die auch untereinander einfach logisch kombiniert werden können (und, oder, und nicht). Aber auch Kriterien wie "letzter Kontakt" oder "nächster geplanter Kontakt" können verwendet werden.
Zielgruppen werden gespeichert und können über einen frei wählbaren Namen abgerufen werden.

Als zweites ist der E-Mail-Text zu gestalten. Dies kann sowohl als reine Text-E-Mail als auch als HTML-E-Mail erfolgen. Letztere kann auch Abbildungen enthalten. Zur Personalisierung können verschiedene Platzhalter verwendet werden, die dann beim Versand der Serien-E-Mail durch aktuelle Werte wie z.B. die Anrede ("Sehr geehrter Herr Müller") ersetzt werden. Auch die in TelMarkt möglichen "Dummy-Partner" können einbezogen werden. Dummy-Partner sind namentlich nicht bekannt, sondern nur z.B. durch ihre Funktion ("Leitung Marketing"). In diesem Fall könnte die Anrede "Sehr geehrte Damen und Herren" lauten.
Auch Standard-E-Mail-Texte werden gespeichert und können über einen Namen (auch für einzelne E-Mails) abgerufen werden.

Zum eigentlichen Versand der Serien-E-Mail müssen Sie nur noch angeben, an welche Zielgruppe welcher E-Mail-Text versendet und welches E-Mail-Konto dafür verwendet werden soll.

Wenn Sie möchten, können Sie für jeden Empfänger in seine Kontakt-Historie einen Eintrag erstellen oder generieren lassen.

Nach dem Versand erstellt TelMarkt eine Log-Datei, in der alle aufgetretenen Probleme (keine E-Mail-Adresse eingetragen u.a.) sowie die Anzahl der Kontaktpersonen in der Zielgruppe, die Anzahl gefundener Fehler und die Anzahl der versandten E-Mails protokolliert werden.

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Projekte und Aufträge / Rechnung stornieren

« Letzter Beitrag von LGeyer am 08. Februar 2011, 16:43:32 »

Bei einer Rechnungsposition war eine falsche Menge eingetragen - und dadurch der Betrag falsch. Wie storniere ich die Rechnung am schnellsten und erstelle eine neue Rechnung? Der Auftrag wurde erfasst.

Ein Storno der Rechnung ist nicht notwendig. Man kann die Rechnung auch einfach korrigieren. Nach dem Anzeigen der Rechnung erhält man (die entsprechenden Berechtigungen vorausgesetzt) mit einem Klick der rechten Maustaste ein Popup-Menü, über das die Rechnung bearbeitet werden kann. Dann lässt man sich die Positionen anzeigen, ändert die Menge und geht auf "Speichern". Dadurch wird ein neues Original-Dokument der Rechnung in der Textverarbeitung erstellt und in der Kontakt-Historie mit der Bemerkung "Korrigierte Rechnung Nr. xyz" eingetragen. Der Eintrag für die ursprüngliche Rechnung sowie das entsprechende Word- bzw. OpenOffice Dokument bleiben erhalten. So kann alles nachvollzogen werden.